「工欲善其事，必先利其器」。數位科技日新月異，如果你是科技文盲，不知如何運用這些新工具，讓自己做事更省力，那未免太暴殄天物了！

撰文◎陳培思

　　《高效率雲端工作術》作者詹博仁曾接手一項工作，以往前輩傳承下來的方法需要花上10個小時，然而，利用軟體直接設定、導入資料，卻只要30分鐘就能大功告成，且減少手動輸入的錯誤率。藉由數位工具提升效率，當同事還在加班時，詹博仁已經可以準時下班。

　　永慶房屋板橋特區站前店業務襄理、上半年業績冠軍的李國煌，也是善用數位的高手，他會把客戶和物件分門別類建檔，一有合適物件立刻透過線上訊息或簡訊通知客戶，「如果採用老方法打電話通知，可能要耗掉一個上午，但數位工具幾分鐘就能完成同樣工作。」

所有數位資料夾 用同一套分類法

　　數位工具用得對，可以事半功倍，然而，不是盲目下載愈多作業軟體就愈好。

　　許多人的電腦或手機裡塞滿各式資料夾，資料胡亂儲存，詹博仁強調，要讓數位工具成為得力助手，第一步就是要養成把資料分門別類的好習慣，「就像如果沒有一開始就物歸原位，房間亂七八糟，等到找不到東西才想要整理，往往為時已晚，不知從何整理起了。」

 　　以詹博仁來說，雲端空間Dropbox資料夾的分類有：「重要且需要備份的資料」、「經常且頻繁編輯的檔案」、「與工作團隊共用的檔案」、「公開分享給他人的檔案」、「行動裝置所需的檔案」。而Dropbox預設數位相機和智慧手持裝置自動上傳的Camera Uplads，他還會另外再開一個整理過後存放照片的資料夾。

　　資料夾分類可依照自己需求而定。李國煌無論是Email或通訊系統，都把客戶和物件按照工作需求分門別類，如公寓2～4房、辦公店面等，區分為5、6個大類，其中最重要的技巧就是：「不管在哪種數位工具，都使用同一套分類方式」，避免到最後自己都搞不清楚。

養成每天整理資料的好習慣

　　由於每天要走訪許多客戶、開發物件，李國煌會用App「Google Keep」做為便利貼，透過錄音、圖片、筆記等各種方式，第一時間速記下客戶的需求和想法，再利用吃飯時間，把零碎的內容建檔到公司客戶雲端資料庫裡。李國煌強調，「一定要養成習慣，讓整理資料成為日常工作，否則光儲存資料但雜亂無章，對工作毫無幫助。」

　　除了公司彙整的房市新聞，李國煌也會把運動、時事等各種議題資訊，分門別類存放在Evernote雲端筆記本裡，做為和客戶談天的個人資料庫。

　　無論使用哪款數位筆記本，詹博仁建議，都必須先架構清楚，以便於找尋資料。除了最基本依「項目」、「時間」分類，上班族也可用事情緊急程度分類，以「待辦」角度區分為「一般未完成」、「緊急未完成」、「已完成」等，方便檢視工作進度。甚至還可以更進一步，例如在Evernote中利用「複製記事連結」，製作成文件目錄清單，只要多撥出一點時間整理，就能提升數倍工作效率。

軟體套件不貪多 能整合就整合

　　雖然網路上有五花八門的軟體套件，但李國煌提醒千萬不要貪心，「過多App反而使得工作手忙腳亂，最好鎖定其中一個系統做為主要工作平台，」永慶已經提供業務員相當完整的雲端作業系統，李國煌就以公司系統為主，盡可能把所有行程和資料同步到公司系統中，除非公司系統缺少的功能，才使用其他軟體輔助。

　　「能整合就盡可能整合，」詹博仁建議，例如安裝Google Chrome瀏覽器套件KanMeet Calendar Synchronizer for Evernote，就可以把Google日曆的事件自動同步到Enernote。或是到Gmail設定工作表，點選信件放入工作項目清單，從Google行事曆中就能直接連結到信件，省去浪費時間在信件堆中找尋相關信件的麻煩。

　　想要借助雲端工具輕鬆工作，詹博仁建議一般入門者使用Dropbox、Evernote和Google這3項，因為這些工具使用者眾，會有源源不絕新的周邊套件推出，功能完備。

個人工作，你可以這麼做

　▼再多雲端帳號也不怕遺忘

　　使用者為了要免費獲得更多雲端空間容量，往往申請好幾組雲端帳號，但到頭來卻搞不清楚資料放在哪裡。詹博仁推薦利用MultCloud網路服務，可以管理同款雲端空間的多個帳號，或是不同雲端空間的帳號。MultCloud具有搜尋功能，能一次掃描所有雲端空間，找到想要的檔案。

　▼不需要再反覆下載上傳

　　過去搜尋資料的過程是：上網查資料→把資料下載到電腦→把下載資料上傳Dropbox。但詹博仁建議使用Download to Dropbox瀏覽器套件，就可省略中間下載資料的步驟，在瀏覽網站時就直接把資料傳送到Dropbox儲存。

　　同樣情況，要把雲端檔案夾帶到信件時，通常得從Dropbox下載檔案→把檔案上傳到郵件，但透過Cloudy for Gmail瀏覽器套件，就可以在Gmail撰寫郵件時，直接透過雲端空間附加檔案。

　▼向寄送錯誤郵件說掰掰

　　每個人一定都有寄送郵件時忘記附加檔案的經驗，雖然可以再補發郵件，但總是會讓對方留下糊塗的印象。

　　詹博仁指出，其實Gmail可內建設定，「附件」兩個字會觸發Gmail系統自動夾帶檔案提醒；如果在信件中提及「附件」，但按下傳送時忘記夾帶檔案，系統就會跳出警示框，詢問是否要附加檔案。因此，習慣在信件中建立「資料如附件」、「檔案已夾帶於附件」等用語，就能讓系統來主動提醒你。

　　而想追回一時手快誤傳信件，也不是天方夜譚。在Gmail的「設定」中找到「研究室」，啟動「取消傳送」功能，之後在寄出信件的右方會多出一欄「復原」，可點選取消寄送，而取消傳送的反悔時間最高可調整到30秒。

　▼讓郵件信箱化身專屬秘書

　　工作一忙起來，常會忘記回覆信件。如果收到信件當下無法回覆，但又擔心會忘記處理，詹博仁建議安裝SndLatr Beta for Gmail，就可以設定延遲提醒，到達預定時間時，系統會把原來信件轉成新郵件，並在信件後方顯示「This is your reminder.」和其他新進郵件做區別。

　　此外，如果你已經寫好一封信件，但想等到更恰當時間寄送，點選「send later」，就能預約何時寄送。這些排好時間要寄出的信件，會暫時存放在草稿匣，信件右方會以「scheduled」作為標示。

　▼讓最新消息自動送到面前

　　你是否每天必須反覆上網搜尋某個主題的最新訊息？詹博仁說，其實可以讓Google主動幫你蒐集資訊。透過Google「專門類別搜尋服務」裡的「Google快訊」，可以訂閱包括新聞、網誌、影片、討論等各種類別資訊。只要輸入想查詢的關鍵字，設定好類型、傳送頻率和搜尋數量，相關資訊就會自動寄到你的信箱。

團體工作，你可以這麼做

　▼共用行事曆，聯繫真省力

　　透過共用行事曆，工作團隊不再需要有人負責聯繫，就能同步掌握彼此時間。詹博仁指出，只要在自己Gmail行事曆按下旁邊倒三角型鍵，點選「共用此日曆」，在使用者欄位輸入想要分享的成員Gmail電子郵件，並且針對該名成員還有4種不同權限可選擇，設定完成後，共享日曆就會顯示在「其他日曆」的欄位。反之，如果想請求別人分享日曆，在「其他日曆」中輸入對方電子信箱，系統就會寄發邀請，對方將收到請求共用日曆的確認信件。

　　然而，若當天有行程卻不便與人分享細節，填寫行事曆活動時，只要隱私設定為「私人」，其他成員在共用行事曆上會看到你這時段顯示為忙碌，但行程內容不會被公開。

　　如果有會議需要先檢視資料，Google日曆也能幫忙夾帶文件，到設定中的「研究室」啟用「活動附件」功能。之後在新增活動時，就會出現「附件」欄位，可夾帶檔案。

　▼團隊分享資訊，一指搞定

　　在團隊工作中，經常有資訊需要分享共用。詹博仁指出，對Evernote單則記事按下滑鼠右鍵，就可以透過電子郵件、社群網站或剪貼簿等5種方式分享給夥伴。而對Evernote記事本按滑鼠右鍵，更改成「共用記事本」，就能以「與個人分享」和「建立公開連結」方式和團隊分享，還可進階設定每位夥伴的不同管理權限。

　▼群策群力，修改共用文件

　　在工作上一份文件經常許多人修改，但來回傳送過程中，不曉得哪個才是最新版本。詹博仁建議，Google共用文件協同工作可以解決這個問題。

　　在Google Drive中所有文件、試算表、簡報，只要按下右上方「共用」鍵，就會出現一個共用連結，把連結轉寄給共同使用者，而受邀者將會在信箱裡收到信件，點選檔案就能前往共用文件，各成員也可以設定對文件有檢視、修改等各種不同權限。

　　協同工作以線上即時處理方式進行，文件右上方可看到目前線上的人員，每個人會以不同顏色標示，該位成員編輯的文件內容也會以同樣顏色顯示。而右上方的「註解」就像是便利貼，可以將想告知其他成員的訊息註記在其中。

(文章來源：Career職場情報誌)